閲覧又は複写を申請した資料が、次のいずれかに該当する場合は、その資料の全部または一部の利用が制限されます。

• （１）プライバシー権、著作権等の個人又は法人の権利利益、若しくは公共の利益を不当に害するおそれがある情報（以下「個人情報等」といいます。）を含む資料。
• （２）契約等に基づき収集した資料で、申請した利用行為が当該契約において認められていない資料。
• （３）資料の保存状態が悪く、利用に供することで損傷するおそれがある資料。
• （４）当館が展示や修復等の業務で使用中の資料。

　前項（１）の個人情報等により閲覧が制限された資料は、時の経過により、個人又は法人の権利利益もしくは公共の利益を不当に害するおそれがなくなったと判断される時点で、制限が解除されます。なお、個人情報等のうち、プライバシー(個人の秘密)に関する情報については、沖縄県公文書館管理規則第5条の規定により、次表の経過年数を参考に制限を解除する時期を判断しています。

　閲覧申請者が権利利益を保護すべき対象者である場合を除き、一部の頁に個人情報等が含まれる資料は、該当する頁を別紙で覆って閲覧に供します 。※６また、ほとんどの頁に個人情報等が含まれる資料は、資料全体の閲覧が制限されます。

　なお、個人情報等を除く部分を閲覧したい方は、個人情報等を墨塗りした写しの提供を受けることができます。その場合、閲覧だけの希望であっても、制限された部分の複写申請手続きをして、複写料金を負担※７していただくことになります。ご希望の方は受付カウンターにお申し込みください。

※６マイクロフィルムやCD/DVD資料の場合は、個人情報が含まれる頁を除いて閲覧に供します。

※７複写枚数は、別紙で覆われた部分はその頁数、資料全体が制限された資料は資料の総頁数となります。