文書引渡までの流れ～知事部局の各課保管文書を例に～

公文書館に引き渡さない文書の基準が定められています。

沖縄県文書編集保存規程（昭和49年11月10日訓令第38号）第14条、第15条、別表第2公文書館に引き渡さない文書の基準が定められています。

文書類型では判断が難しい場合は、公文書館の担当者にご相談ください。

　公文書館へ引き渡された公文書は、沖縄県公文書館の設置及び管理に関する条例（平成７年沖縄県条例第６号）第11条により原則公開とする一方、個人情報等に関する利用制限が規定されています。

第11条　公文書館において保存する公文書等は、利用に供するものとする。ただし、個人の秘密の保持その他の合理的な理由により利用に供することが適当でないものとして規則で定める公文書等については、この限りでない。

また、「沖縄県公文書館管理規則」第5条および別表で利用に供しない公文書等に含まれる個人情報の類型を明らかにしています。類型によっては、最長80年超の保護期間を設けています。

　保存期間が満了し、廃棄されて公文書館へ引き渡された公文書等は、沖縄県公文書公開条例（平成13年沖縄県条例第37号。以下「情報公開条例」という。）及び沖縄県個人情報保護条例（平成17年沖縄県条例第2号。以下「個人情報保護条例」という。）の適用除外となります。

具体的には情報公開条例第2条第2項第2号に掲げる「沖縄県公文書館その他知事が規則で定める機関において、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているもの」は、情報公開条例で定義される「公文書」から除外する、とされています。

よって、公文書館における公文書等の閲覧提供はいわゆる「目的外利用」に当たりません。公文書館への引き渡し後は先述の規定により個人情報は保護されています。個人情報を含む公文書等も沖縄県文書編集保存規程別表第2に該当する文書は公文書館への引き渡し対象となりますので、確実な引き渡しへのご協力よろしくお願いします。

文書を類名ごとに段ボールに詰めて下さい。所属年度は複数にまたがってもかまいません。段ボールに文書を詰める際、段ボールに箱番号、類名等、リストと照合できる情報を表示してください。また、ダンボールは文書保存箱と同等のサイズ（A4,B4）のものを使用してください。

―段ボール記載事項―
課名、類名、所属年度、箱番号

以下の保管文書引渡書の作成をしてください。

沖縄県文書編集保存規程　第2号様式

注意点：保管文書引渡書を元に公文書館の所蔵データを作成しますので、現物とデータとの相違がないように確認をお願いします。

　「引渡文書目録検索」による検索の結果、利用を希望する文書が「延長文書」（保存期限を延長した現用文書）の場合、所管課の利用許可が必要となります。許可書の様式は問いませんが下記の「記入例」を参考にして下さい。（この場合、上記「県の業務による公文書等の行政利用について」は不要です）

※知事部局以外の行政委員会、外局の場合

それぞれの執行機関の文書管理に関する規程に公文書館への引渡し規定があれば、それに従ってください。引渡しについての規定がない場合でも引渡しは可能です。公文書館受入担当に気軽にご相談ください。

文書の搬送方法や日程について双方で調整します。