平成28年3月3日、廃棄文書をシュレッダー処理するための作業を行いました。

　廃棄文書とは、受入れた文書について歴史資料としての評価選別を行い、「廃棄」を決定した文書のことです。 今年度2回目となる作業では、2トントラック2台分の文書を廃棄処分しました。 廃棄文書を台車に乗せて、プラットホーム（文書の搬出入口）に停めたトラックへ運びます。

　廃棄文書の処理は専門業者に委託しています。職員はトラックに積んだ廃棄文書のシュレッダー処理の現場を確認します。廃棄文書は、製紙原料と禁忌品等に分別後、秘密保護のためにシュレッダー処理され、古紙としてリサイクルされます。
この作業によって、次年度に県から引渡される文書の保管スペースも確保することができます。★ 沖縄県公文書館の評価選別について
沖縄県が作成・収受した文書は、保存期間が満了すると廃棄決定され、沖縄県公文書館に引渡されます。 那覇市泉崎にある本庁舎知事部局からの引渡しは最も大規模なものです。
所管課で毎年度約4,000箱余りの保存期間満了文書が発生し、それらを「公文書館指定管理者に引き渡す文書に関する基準」に照らして一次選別し、「引渡対象」の文書を公文書館へ搬送します。公文書館へ運ばれる文書量は毎年度平均して約2,000箱。4トントラックで3台分の分量です。
運ばれた文書は、公文書館の中間書庫に収め、県が作成した引渡目録と照合します。配架情報を加え、その目録を引渡文書の目録検索データベースに登録し検索ができるようにします。その後「評価選別」を行います。
評価選別とは、将来に残すべき文書を判断し選別する業務です。文書に関連する事務事業を調べて分析し、評価選別シート（評価レポート）を作成します。評価選別シートには文書の内容（類型）ごとに「保存」、「廃棄」を決定し、その理由も記録に残します。
保存しないことになった文書は、廃棄文書として知事の承認を得て廃棄処理します。 ここで紹介したのは、その廃棄文書を処分する作業です。

「過去の展示会を見る＞沖縄県の公文書管理」では、保存が確定した資料のその後について解説しています。