公文書の管理で一番気を付けてほしいのは、いわゆる「文書のライフサイクル」全般にわたって管理する仕組みを構築することです。「文書のライフサイクル」とは、文書の作成・取得の時点から歴史公文書として公文書館等で保存するまでを指します。

① 文書をつくる・取得する
　公文書管理法で謳われている「経緯も含めた行政の意思決定に至る過程」や「事業の実績を合理的に跡付け、又は検証」できるようにするためには、まずきちんと文書が作成されなければいけません。
　例えば、打合せの記録、会議の議事録、意思確認等の電子メールなども公文書です。それらが残せるような仕組みを構築する必要があります。
（公文書の管理に関する法律第4条）

② ファイリングして、活用する
　文書を作成・取得したら、組織全体でそれらを利用できるように、保管場所や保存期間を定めて分類し、誰でもいつでも取り出せるようにします。
　そうすれば、組織としての業務効率が高まるだけでなく、過去の事例から容易に学ぶことができ、よりよい政策の実施や組織としての成長につなげることができます。
（公文書の管理に関する法律第5～7条）

③ 廃棄または保存する
　保存期間が満了した文書はすみやかに廃棄し、新たな文書の保管スペースを確保しましょう。ただし、保存期間が満了しても、将来の住民への説明責任を果たすために保存すべき「歴史公文書」もあります。「何を」「いつまで」「どこで」保管すればよいかをしっかりと考えることが大事です。
（公文書の管理に関する法律第4条）