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公文書管理のいろは

「レコードスケジュール」を取り入れる!

 ライフサイクルで公文書を管理するためには、「レコードスケジュール」の策定が欠かせません。

 レコードスケジュールとは、「何を」「どこで」「いつまで」保管するかどうかを示した「計画表」です。例えば、次のような例があります。

 例1)執務室で2年 → 文書保管庫で10年 → その後廃棄

 例2)執務室で2年 → 文書保管庫で30年 → その後「歴史公文書」として永久保存 

 例3)執務室で2年 → 文書保管庫で50年 → その後廃棄